Digitaliseringen går stadig fremover, men bekymringer rundt manuelle og fragmenterte prosesser, etterleving av retningslinjer og sikkerhet består.
Bedrifter har som mål å øke ansattes engasjement og samarbeid i et nytt, hybrid arbeidsliv
En fortsatt økning i digitaliseringen av reiser og reiseoppgjør vil være avgjørende for å forbedre ansattopplevelsen og nå forretningsmål neste år. Dette viser en ny studie utført av Forrester Consulting på oppdrag av Amadeus Cytric Solutions. Studien avdekker at globale bedriftsledere i stadig større grad innser at for at bedriften skal lykkes, må de utarbeide prosesser som støtter deres ansatte i en ny, hybrid arbeidshverdag.
Studien baserer seg på en undersøkelse blant 525 beslutningstakere innenfor reiser og reiseoppgjør hos store bedrifter i ni land, samt fem dybdeintervjuer. Den gir et klart bilde av at det har vært gjort store fremskritt rundt automatisering. 80% av de globale respondentene anser at reiser og reiseoppgjør er mer digitalisert enn andre prosesser i deres respektive bedrifter. Når studien sist gjennomførtes i 2020, svarte 67% det samme. Men fremdeles er det store utfordringer i forbindelse med reiser og reiseoppgjør, særlig i form av manuelle og fragmenterte prosesser, etterlevelse av retningslinjer og sikkerhet.
I Norden svarte 38% at etterleving av retningslinjer for reiser, slik som visum og arbeidstillatelser, og spørsmål rundt sikkerhet, integritet og privatliv med 31%, er de største utfordringene bedriftene står ovenfor i dag. 37% anser at manuelle prosesser påvirker ansattes produktivitet negativt.
Studien viser også at å forbedre integrasjonen av systemer for reiser og reiseoppgjør med bedriftens andre systemer er øverste prioritet (81%). I gjennomsnitt har kun 38% av systemene integrasjon med reise- og reiseoppgjørsløsningen, noe som resulterer i både suboptimale løsninger og dårligere ansattopplevelser. Det er også et ønske om å forbedre helhetsopplevelsen rundt håndtering av reiser og reiseoppgjør (77%), og å utvikle hvordan ansatte samarbeider når de planlegger reisene sine (70%)
Digitalisering driver frem ny og moderne tilnærming til reiser og reiseoppgjør
De ulike bedriftene som deltok i undersøkelsen er svært stor grad (87%) enige i at å forbedre de eksisterende prosesser og verktøy for reiser og reiseoppgjør er avgjørende for å kutte kostnader og øke driftseffektiviteten. Reise- og oppgjørsløsningene må kunne gi en samhandlende og effektiv opplevelse gjennom hele prosessen, fra bestilling til betaling og håndtering av reiseregninger. 75% av bedriftslederne anser at å forbedre hvordan de jobber med reiser og reiseoppgjør er svært viktig for å styrke ansattopplevelsen, og de anerkjenner at problemer med disse prosessene har en negativ påvirkning på ansattes produktivitet og engasjement i bedriften.
Johan Nordqvist, Managing Director Scandinavia, Amadeus, sier:
– Å øke digitaliseringen av reiser og reiseoppgjør er øverst på prioriteringslisten for mange bedrifter når vi står på trappene til et nytt år. Når arbeidslivet nå omjusteres for en hybrid fremtid, må både prosesser, teknologi og bedriftskulturer oppdateres for å sikre både økt ansattengasjement, samt effektivitet og samhandling rundt planlegging av forretningsreiser.»
Nye løsninger som blir implementert riktig, kan øke etterlevelsen av reisereglementet og forenkle rapportering. Det er også stor risiko forbundet med å ikke implementere digitale løsninger overhodet. 41% av beslutningstakerne innenfor økonomi- og reiseoppgjør oppga at de reviderte alle reiseregninger – noe som etterlater mer en halvparten åpne for svindel, menneskelige feil og brudd på reisereglementet.
Virtuelle betalingsløsninger er en viktig komponent for å dempe ansattes bekymringer rundt reiser og reiseoppgjør
Påtrykket for forandring kommer fra ulike hold, og i alle typer bedrifter. For de ansatte er det største problemområdet å måtte betale for reiser av egen lomme – noe som kan løses ved hjelp av virtuelle kort eller andre integrerte løsninger.
For 80% av de nordiske bedriftslederne er virtuelle betalingsløsninger den funksjonaliteten i en helhetsløsning for reiser og reiseoppgjør som verdsettes høyest. Totalt 69% av respondentene anser at de største fordelene med virtuelle betalingsløsninger er mindre risiko for svindel og bedre oversikt over reisekostnadene, mens 46% også anser at løsningene bidrar til forbedrede prosesser for momsrefusjon.
Johan Nordqvist legger til:
– Revisjon av reiseregninger kan være en langdryg og manuell prosess, særlig hvis ansatte må sende inn papirkvitteringer eller når informasjon samles inn via regneark. Helautomatiserte systemer, inkludert digitale betalingsløsninger, kan være en effektiv løsning på problemet.
– Som følge av pandemien og overgangen til et hybrid arbeidsliv, har ansattes forventninger til teknologi skutt i været, og man har sett økende misnøye. Et sterkt fokus på ansattopplevelsen med samhandlingsteknologi – blant annet i relasjon til reiser og reiseoppgjør – kan være med på å snu denne trenden og i stedet både forbedre de ansattes engasjement, senke bedriftens kostnader og også bidra til mer langsiktig bærekraftig bransje.»
Studien ble gjennomført i Australia, Brasil, Frankrike, Tyskland, India, Norden, Spania, Storbritannia, Irland, USA og Canada i perioden juli til august i år. Alle de 525 beslutningstakerne som deltok, representerer bedrifter med inntjening mellom 100 millioner til fem milliarder dollar og fra 1000+ til 20 000+ ansatte. De oppgitte tallene gjelder svar i Norden.
